Korekta błędnych danych nabywcy na fakturze

Osoba fizyczna w maju 2012 r. zakupiła materiały budowlane. Transakcja ta na życzenie klienta została potwierdzona fakturą VAT na imię i nazwisko tej osoby. W październiku ubiegłego roku otrzymaliśmy od nabywcy notę korygującą dotyczącą tej transakcji. Korekta ta polegała na uzupełnieniu danych nabywcy o nazwę firmy osoby fizycznej - jako czynnego podatnika prowadzącego działalność gospodarczą oraz numer NIP. Jak należy postąpić z taką notą korygującą, czy ją potwierdzić, czy odesłać bez akceptacji? Czy klient miał prawo w tym przypadku wystawić notę korygującą?

Faktura jest dokumentem sformalizowanym, który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Prawidłowość materialno-prawna tej faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt dostawy określonych towarów lub usług. Jest więc dokumentem stwierdzającym wystąpienie u wystawcy faktury okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego.

W praktyce niejednokrotnie zdarzyć się mogą pomyłki w dokumentowaniu czynności opodatkowanych, co powoduje konieczność skorygowania zaistniałych błędów.

Dokumentami korygującymi stosowanymi przez podatników VAT są faktury korygujące oraz noty korygujące. Dokumenty te służą do poprawienia błędów w wystawionej fakturze.

Noty korygujące - zgodnie z § 15 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur w stanie prawnym obowiązującym do końca 2012 r., jak i obecnie - wystawiane są w ściśle określonych przypadkach, a mianowicie gdy w fakturze pierwotnej wystąpiła pomyłka wiążąca się w szczególności z określeniem danych sprzedawcy lub nabywcy lub oznaczeniem towaru albo usługi. Notą korygującą nie można korygować pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 5 ust. 1 pkt 8-15, które dotyczą: jednostek miary, ilości, stosowanej stawki podatku itd.

Należy jednak zaznaczyć, że w sytuacji gdy błąd może być skorygowany notą korygującą, to wystawienie tego dokumentu przysługuje jedynie nabywcy towaru lub usługobiorcy. Wystawca faktury nie jest uprawniony do korygowania błędów notami korygującymi lecz fakturami korygującymi.

Z powołanych przepisów zatem wynika, że uprawnienie do wystawienia noty korygującej jest znacznie zawężone, odmiennie niż w przypadku faktur korygujących, którymi zasadniczo można skorygować wszelkie błędy oraz dokumentować podwyżki czy obniżki cen.

W sytuacji gdy jako nabywca figuruje zupełnie inny podmiot, nie ma możliwości skorygowania tego błędu przy pomocy noty korygującej. W takim przypadku zasadne jest wystawienie faktury korygującej, na podstawie przepisu § 14 rozporządzenia w sprawie faktur, który umożliwia korygowanie pomyłek w jakiejkolwiek pozycji faktury.

W rozstrzyganej sprawie, mamy do czynienia z sytuacją nieco odmienną.

Transakcja bowiem rzeczywiście miała miejsce pomiędzy firmą Czytelnika a osobą fizyczną. Z treści pytania nie wynika jednak, czy w momencie dokonywania zakupu osoba była podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą (czynnym podatnikiem VAT), czy też nie. Zaistniała pomyłka polegała na wpisaniu niepełnych danych nabywcy (brak NIP i nazwy firmy). Poprawienie takiego błędu przez samego nabywcę, w drodze wystawienia noty korygującej - zdaniem redakcji - byłoby najprostszym z rozwiązań i to, jakby się wydawało, dopuszczalnym w świetle obowiązujących przepisów.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 24 lipca 2008 r., sygn. akt I FSK 818/07 wskazał nie podzielając stanowiska organów podatkowych, że podatnik będący faktycznym nabywcą towaru, który to fakt potwierdzić może wykorzystywanie tego towaru w ramach prowadzonej działalności opodatkowanej, nie mógłby skorzystać z możliwości odliczenia podatku naliczonego tylko dlatego, że zbywca tego towaru wystawił fakturę, w której błędnie określił nabywcę:

"(...) nie sposób przyjąć a priori, jak to uczyniły organy podatkowe obu instancji, że w trybie noty korygującej doszło do zmiany «podmiotu umowy sprzedaży». Aby bowiem takie twierdzenie było dostatecznie uzasadnione, należałoby wykazać, iż skarżąca nie była stroną tej umowy. By to uczynić, nie wystarczy sięgnąć do pierwotnej treści faktury, gdyż - jak trafnie zwrócił na to uwagę Sąd pierwszej instancji - ustawodawca dopuścił możliwość skorzystania z instytucji noty korygującej. (...)"

Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 9 sierpnia 2012 r., nr IPTPP4/443-319/12-6/UNR stwierdził, że brak numeru NIP przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu nazwy podmiotu będącego nabywcą jest wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.

Wskazać w tym miejscu należy, że firmą (nazwą) osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko (które to dane, jak wynika z pytania widnieją na wystawionej przez sprzedawcę fakturze) oraz ewentualne dodatkowe oznaczenia, np. nazwa przedsiębiorstwa czy też jej nazwa skrócona. Przy czym nie ma konieczności dodawania nazwy przedsiębiorstwa prowadzonego przez tę osobę.

Z uzasadnienia przytoczonej powyżej interpretacji wynika ponadto: "(...) jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują, tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu wspomnianych braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania. (...)

Zwrócić należy uwagę na to, że wystawiona przez Wnioskodawcę faktura niezawierająca numeru NIP została przyjęta przez Nabywcę. Nabywca nie kwestionuje jednak zaistniałego zdarzenia gospodarczego, lecz pomyłki w pozycjach faktury, które w istocie nie wpływają na zmianę wysokości zobowiązania podatkowego. (...)

A zatem nabywca po otrzymaniu faktury niezawierającej jego numeru NIP, uprawniony jest do wystawienia noty korygującej. (podkreślenie redakcji) (...)"

Organ podatkowy zwrócił jednak uwagę, że w sytuacji, gdy dane identyfikujące nabywcę zawarte w nocie korygującej nie są spójne z danymi identyfikującymi nabywcę zawartymi w fakturze VAT, a nie są uwzględnione w treści korygowanej, to nota taka nie powinna być przyjęta przez wystawcę faktury pierwotnej a sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą.

Z uwagi na to, że interpretacje wydawane są w indywidualnych sprawach, dlatego też w przypadku wątpliwości podatnik powinien zwrócić się do właściwego organu podatkowego o wyjaśnienie tego problemu.

Na zakończenie warto dodać, że obowiązujący obecnie przepis § 15 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur, określa, iż nota korygująca powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku jak również numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.

Można zatem mieć wątpliwości czy w sytuacji gdy np. osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zakupiła towar i otrzymała (na żądanie) fakturę VAT, a następnie po kilku miesiącach rozpoczęła wykonywanie działalności gospodarczej i wystawiła notę korygującą do wcześniej otrzymanej faktury, żądając zmiany danych nabywcy poprzez wpisanie nazwy tej firmy i NIP, nie dojdzie do naruszenia ww. przepisu.

Trudno obecnie stwierdzić, w jaki sposób taka zmiana regulacji, w zakresie elementów jakie powinna zawierać nota korygująca, będzie interpretowana przez organy podatkowe.

Ponadto, od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązku wysyłania odbiorcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej treści przez odbiorcę w formie pisemnej. Sposób akceptacji tego dokumentu pozostawiono w gestii stron.

Podkreślić jednak należy, że zmiana danych nabywcy, czy to za pomocą faktury korygującej czy też noty korygującej pozostanie bez wpływu na przedmiot i podstawę opodatkowania VAT.