A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 4 (795) z dnia 1.02.2013

Fakturowanie w 2013 r. - w świetle wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Jak już informowaliśmy na łamach naszego czasopisma, od 1 stycznia 2013 r. obowiązują pewne zmiany w zakresie fakturowania. Zmiany te wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1428), zwanej dalej "rozporządzeniem fakturowym".

Pomimo że "nowe" przepisy zasadniczo utrzymują dotychczasowe zasady wystawiania faktur, to w praktyce pojawia się wiele pytań dotyczących tego zagadnienia. W tym artykule przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania na temat "nowych" zasad fakturowania, uwzględniając przy tym wyjaśnienia Ministerstwa Finansów zawarte w broszurze informacyjnej pt. "Zmiany w zakresie fakturowania" (broszura ta dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów: www.mf.gov.pl).

Zaznaczamy przy tym, że to nie jedyna broszura informacyjna dostępna na stronie Ministerstwa Finansów. Dostępne są również broszury pt. "Najważniejsze zmiany w podatku od towarów i usług od dnia 1 stycznia 2013 r." i "Zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących w latach 2013-2014".

1. Oznaczanie faktur - "FAKTURA" czy "FAKTURA VAT"?

Faktury wystawiamy z pomocą programu komputerowego i są one oznaczone jako "FAKTURA VAT". Czy takie oznaczanie faktur w 2013 r. jest prawidłowe, czy też powinniśmy zaktualizować program komputerowy? Czy nabywca może z takiego dokumentu odliczyć VAT?

W 2013 r. faktury nadal można oznaczać jako: "FAKTURA VAT". Nie jest zatem konieczne aktualizowanie programu komputerowego.

Do końca 2012 r. faktury obowiązkowo musiały być oznaczone: "FAKTURA VAT". Wynikało to z § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia fakturowego (w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2012 r.). Od 1 stycznia 2013 r. generalnie uproszczono zasady fakturowania, znosząc m.in. obowiązek podawania na fakturze niektórych danych (dotyczy to m.in. oznaczenia "FAKTURA VAT"). Oznacza to, że w 2013 r. można ww. dokumenty oznaczać jako "FAKTURA". Nie będzie jednak błędem, jeżeli nadal podatnik będzie wystawiał "FAKTURY VAT". Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w ww. broszurze informacyjnej:

"(...) pomimo zniesienia obowiązku podawania niektórych danych w fakturze, podatnicy, którzy np. obecnie oznaczają faktury wyrazami "faktura VAT", nadal będą mogli to czynić w nowym stanie prawnym (podkreśl. red.). Dodatkowo należy zauważyć, iż na fakturach podatnicy mogą również zawierać inne dane, które nie będą już wymagane jako obowiązkowe od 1 stycznia 2013 r. (...)"

Powyższe oznacza, że "FAKTURA VAT" - tak jak "FAKTURA" - uprawnia nabywcę do odliczenia VAT na zasadach ogólnych - czyli jeżeli istnieje związek zakupu z czynnościami opodatkowanymi (o ile nie zachodzą ustawowe wyłączenia z odliczenia - dotyczy np. zakupu paliwa do samochodu osobowego).

2. Czy stosowanie "starych" oznaczeń na fakturach jest prawidłowe?

Jestem małym podatnikiem i rozliczam VAT metodą kasową. Dotychczas faktury oznaczałem "FAKTURA VAT-MP". W 2013 r. nadal stosuję takie oznaczenie, z tym że dodatkowo zamieszczam wyrazy "metoda kasowa". Czy takie oznaczanie faktur jest prawidłowe?

Tak. Oznaczanie faktur w sposób opisany w pytaniu jest prawidłowy.

Do 31 grudnia 2012 r. faktury wystawiane przez małych podatników stosujących kasową metodę rozliczania VAT należało oznaczać "FAKTURA VAT-MP". Natomiast od 1 stycznia 2013 r. faktury wystawiane przez ww. podmioty powinny zawierać wyrazy "metoda kasowa" (§ 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia fakturowego).

Nie oznacza to jednak, że obecnie oznaczanie faktur jako "FAKTURA VAT-MP" jest nieprawidłowe. Żadne bowiem przepisy nie zabraniają zamieszczania takiego oznaczenia. Aby jednak sprostać obecnym wymogom faktury, powinna ona dodatkowo zawierać wyrazy "metoda kasowa".

Tak też uznało Ministerstwo Finansów w ww. broszurze informacyjnej:

"(...) Realne zmiany w fakturowaniu dotyczyć będą niewielkiej grupy podatników, którzy rozliczają VAT w procedurach szczególnych oraz małych podatników stosujących metodę kasową. Ale nawet ci podatnicy mogą zachować dotychczasowe oznaczenia faktur, pod warunkiem, że naniosą dodatkowe oznaczenia, np. wyrazy "metoda kasowa" (podkreśl. red.) (...)."

Zaznaczamy, że powyższe ma zastosowanie również do innych oznaczeń na fakturach, np.:

1) faktur dokumentujących sprzedaż opodatkowaną na zasadzie marży (do 31 grudnia 2012 r. faktury te powinny były być oznaczane "FAKTURA VAT marża", a od 1 stycznia 2013 r. dodatkowo powinny zawierać oznaczenie odpowiednio: "procedura marży - towary używane" lub "procedura marży dla biur podróży", itp.),

2) sprzedaży, od której VAT rozlicza nabywca (do 31 grudnia 2012 r. były trzy możliwości oznaczania takich faktur, a jedną z nich było zamieszczenie adnotacji, że podatek rozlicza nabywca; od 1 stycznia 2013 r. ww. faktury powinny dodatkowo zawierać wyrazy "odwrotne obciążenie").

3. Jakie dane podawać na fakturze, gdy sprzedawcą (nabywcą) jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą?

Prowadzę indywidualną działalność gospodarczą. Czy na fakturach powinienem podawać moje imię i nazwisko, czy też nazwę firmy? Jaki adres należy podawać na fakturach - adres zamieszkania czy prowadzenia działalności gospodarczej?

Co do zasady, faktury wystawiane przez (i dla) podatników prowadzących indywidualną działalność gospodarczą powinny zawierać imię i nazwisko podatnika oraz jego adres zamieszkania.

Faktura powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Tak stanowi § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia fakturowego. Przepis ten nie precyzuje jednak, kiedy na fakturze należy podać imię i nazwisko podatnika, a kiedy - nazwę firmy. Ministerstwo Finansów w ww. broszurze informacyjnej wyjaśniło jednak, że podatnicy będący osobami fizycznymi w fakturze powinni podawać imię i nazwisko. Oprócz tych danych mogą jednak również podać nazwę lub nazwę skróconą firmy.

Z kolei adres, jaki należy podawać na fakturach, powinien być zgodny ze zgłoszeniem identyfikacyjnym, czyli w przypadku osób fizycznych powinien to być - co do zasady - adres zamieszkania.

Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że jeżeli jednak osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności. Zaznaczono przy tym, że nie ma też przeszkód, aby w fakturze były również podawane inne miejsca prowadzenia działalności, w szczególności te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem, że nie zakłóca to czytelności faktury.

4. Czy prawidłowe jest podawanie na fakturze nazwy skróconej w oznaczeniu sprzedawcy lub nabywcy?

Czy w fakturach można podawać skróconą nazwę sprzedawcy lub nabywcy - np. "sp z o.o.", czy też konieczne jest podanie "spółka z ograniczoną odpowiedzialnością"?

Do 31 grudnia 2012 r. § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia fakturowego wprost stanowił, że faktura powinna zawierać nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy. Nie było zatem wątpliwości, że można podawać tylko nazwę skróconą (np. "sp. z o.o." zamiast "spółka z ograniczoną odpowiedzialnością"). Od 1 stycznia 2013 r. § 5 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia stanowi, że na fakturze należy podawać m.in. nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług. Nie ma zatem tu już mowy o "nazwie skróconej", a jedynie ogólnie - o "nazwie". Naszym zdaniem, nie oznacza to jednak, że obecnie podawanie nazwy skróconej jest nieprawidłowe. Określenie "nazwa" jest ogólne i wydaje się, że obejmuje swym zakresem zarówno "nazwę pełną", jak i "nazwę skróconą". W konsekwencji podatnik może wybrać, którą z nich podaje na fakturze. Może również podawać obie te nazwy. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów we wspomnianej na wstępie broszurze informacyjnej:

"(...) w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze podatnicy niebędący osobami fizycznymi powinni zatem umieszczać nazwę lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym (podkreśl. red.). Również prawidłowym rozwiązaniem jest wskazanie jednocześnie nazwy pełnej i skróconej. (...)"

5. Wystawianie faktur uproszczonych - prawo czy obowiązek?

Czy w przypadku, gdy kwota należności nie przekracza 450 zł (lub 100 euro), możemy wystawiać "zwykłą" fakturę, z pełnymi danymi, czy trzeba wystawić fakturę uproszczoną? Czy faktura uproszczona uprawnia nabywcę do odliczenia VAT?

Wystawianie faktur uproszczonych jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika.

Jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro), można wystawiać faktury uproszczone, pod warunkiem, że faktura ta będzie zawierała dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Faktura uproszczona nie musi zawierać wszystkich elementów co "zwykła" faktura. Dotyczy to np. nazwy i adresu nabywcy, ceny jednostkowej, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, itp.

Wystawianie faktur uproszczonych nie jest jednak obowiązkowe. Podatnik może zatem "drobną" sprzedaż udokumentować fakturą z pełnymi danymi.

Faktura uproszczona uprawnia nabywcę do odliczenia VAT na zasadach ogólnych.

Powyższe znajduje potwierdzenie w ww. broszurze informacyjnej Ministerstwa Finansów:

"(...) możliwość wystawienia faktury uproszczonej w przypadku transakcji o wartości do 450 zł (lub 100 euro) nie oznacza, że nie można wystawiać w takiej sytuacji faktury zawierającej pełną ilość danych.

Faktura uproszczona daje nabywcy towarów i usług prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu transakcji, które są dokumentowane tą fakturą. (...)"

6. Jak zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury?

Przepisy rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur zobowiązują podatnika do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jak tego dokonać? Czy potrzebne jest wdrożenie w tej sprawie regulaminu?

Przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Z § 20a rozporządzenia fakturowego wynika, że podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Na temat obowiązku zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury wypowiedziało się Ministerstwo Finansów we wspomnianej na wstępie broszurze informacyjnej. Wyjaśniono tam, że kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, mogą być stosowane do wszystkich faktur, niezależnie od tego, czy wystawiono je w formie papierowej, czy elektronicznej. Każdy bowiem podatnik powinien zapewnić, że informacje wymienione na fakturze dokładnie odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane. Sposób tego zapewnienia jest dowolny i uzależniony wyłącznie od wyboru podatnika.

Ministerstwo Finansów wyjaśniło również, że dla celów fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności:

w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia),
w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści),
w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Kontrole biznesowe - zdaniem Ministerstwa Finansów - powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. Przykładem kontroli biznesowej jest "dopasowywanie" do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty. Ważnym aspektem tego typu kontroli biznesowej jest fakt, że faktura podlega sprawdzeniu jako dokument w procesie biznesowym i księgowym, nie jest natomiast traktowana jako dokument niezależny i autonomiczny:

"(...) Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów (§ 20a rozporządzenia fakturowego - przyp. red.), jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą/usługą. Można tego dokonać w ramach odpowiednio ugruntowanej wiedzy z zakresu rachunkowości, ale np. także poprzez ręczne porównanie faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi (np. kopią zamówienia, zleceniem, umową kupna, świadectwem dostawy, potwierdzeniem przelewu lub realizacji płatności). Przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów. Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowiązkowi osobnego dokumentowania (podkreśl. red.). (...)"

Ministerstwo Finansów wyjaśniło również, że w ramach rachunkowości ścieżkę audytu można opisać jako udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia poprzez dokument źródłowy, taki jak zamówienie, do zakończenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych, i na odwrót, mający zapewnić związek między różnymi dokumentami w takim procesie. Ścieżka audytu obejmuje dokumenty źródłowe i realizowane transakcje oraz odniesienia do powiązań pomiędzy nimi:

"(...) Ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną w przypadku, gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Można to osiągnąć wykorzystując przykładowo, dokumenty osób trzecich (np. wyciągi bankowe), dokumenty nabywcy lub usługobiorcy albo dostawcy lub usługodawcy (dokumenty drugiej strony transakcji) lub poprzez wewnętrzne kontrole (np. rozdziału obowiązków).

Dla celów podatku VAT ścieżka audytu powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. (...)"

W dalszej części wyjaśniono, że przykładem wykazania związku pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług może być zestaw różnych dokumentów, takich jak zamówienie, dokumenty transportowe i sama faktura, ze wskazaniem dopasowania tych dokumentów (lub nawet sam fakt, że te trzy dokumenty faktycznie do siebie pasują).