Skutki podatkowe zmiany terminu wypłaty wynagrodzeń

Z przepisów prawa pracy wynika, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Zazwyczaj jest ono płatne raz w miesiącu z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. W tak zakreślonych granicach czasowych pracodawca ma prawo do dokonania zmiany wcześniej ustalonego przez siebie terminu wypłat. Operacja ta nie pozostaje jednak obojętna podatkowo.

O jedną wypłatę mniej

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń może nastąpić w wyniku jego przesunięcia z ostatniego dnia miesiąca na początek kolejnego (np. na 5. dzień) lub operacji odwrotnej. Załóżmy, że mamy do czynienia z pierwszym przypadkiem, a miesiącem, w którym dochodzi do zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia, jest listopad 2015 r. Wówczas w listopadzie nie dojdzie do żadnej wypłaty - październikowe wynagrodzenie zostało bowiem wypłacone w październiku, a listopadowe wynagrodzenie zostanie wypłacone po zakończeniu miesiąca do 5 grudnia 2015 r.

» zaliczki na podatek

Dokonując wypłaty wynagrodzenia pracowniczego za listopad w grudniu 2015 r., od tego przychodu ze stosunku pracy pracodawca jako płatnik zobowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach określonych w art. 32 ustawy o pdof. Przy jej obliczaniu powinien zastosować właściwe dla pracownika tzw. pracownicze koszty uzyskania przychodów i kwotę zmniejszającą podatek w pojedynczej wysokości. Ustawodawca określił ich wysokość w skali miesiąca. Stąd brak możliwości zastosowania ich w miesiącu, w którym nie nastąpiła żadna wypłata (w analizowanym przypadku - w listopadzie) nie uprawnia pracodawcy do zastosowania podwójnych kosztów uzyskania przychodów i podwójnej kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek przy obliczaniu zaliczki na podatek od należnego za ten miesiąc wynagrodzenia wypłaconego w miesiącu następnym (tu: w grudniu). To z kolei oznacza, że w omawianym przypadku zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń skutkuje u płatnika ustalającego zaliczki na podatek od pracowniczych należności stosowaniem kosztów uzyskania przychodów i kwoty zmniejszającej za 11 miesięcy (tj. od stycznia do października i za grudzień).

Pracownikowi świadczącemu pracę przez cały rok bez względu na liczbę wypłat wynagrodzeń dokonanych w trakcie roku, w rozliczeniu rocznym przysługują koszty i kwota wolna za 12 miesięcy.

» rozliczenie roczne

Faktycznie zastosowane przez płatnika na etapie obliczania zaliczek na podatek koszty i kwota zmniejszająca zostaną przez niego wykazane w sporządzanej po zakończeniu roku podatkowego informacji PIT-11. W omawianym przypadku będą to kwoty przysługujące za 11 miesięcy. Nie oznacza to jednak, że po stronie podatnika (pracownika) zmniejszenia te za jeden miesiąc przepadają bezpowrotnie. Pracownik, który świadczył pracę przez cały rok podatkowy, ma prawo koszty "pominięte" na etapie obliczania zaliczki odzyskać w składanym po zakończeniu roku podatkowego zeznaniu rocznym. Tak więc ma on prawo wykazać w nim koszty za 12 miesięcy oraz uwzględnić w pełnej wysokości kwotę zmniejszającą podatek (tj. 556,02 zł). Jeżeli płatnik sporządza roczne obliczenie podatku PIT-40, również powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodu za cały rok, a także zastosować kwotę zmniejszającą w pełnej wysokości.

Rok z dodatkową wypłatą

Przeanalizujmy teraz sytuację odwrotną, tzn. gdy następuje przesunięcie terminu wypłaty za dany miesiąc z początku następnego miesiąca na ostatni dzień miesiąca, którego wypłata dotyczy (czyli np. z 5 grudnia 2015 r. na 30 listopada 2015 r.). Taka zamiana powoduje, że w miesiącu, w którym zaczyna obowiązywać nowy termin wypłaty, pracownik otrzymuje wynagrodzenia za dwa miesiące. Jeśli nowy termin zacząłby obowiązywać w listopadzie 2015 r., to w miesiącu tym pracownik uzyska przychód ze stosunku pracy, na który będzie składało się wynagrodzenie należne za październik - płatne do 5 listopada 2015 r. oraz wynagrodzenie należne za listopad - płatne 30 listopada.

Kalkulator wynagrodzeń pracowniczych dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

» zaliczka na podatek

Od każdej ze wskazanych wypłat wynagrodzenia pracodawca ma obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy. Jednak przy więcej niż jednej wypłacie wynagrodzenia w miesiącu ważne jest to, aby zaliczka na podatek była obliczona od sumy wypłat wynagrodzeń dokonanych w danym miesiącu (tu: 5 i 30 listopada). Oznacza to, że każdą kolejną wypłatę (tj. z 30 listopada) należy rozliczać narastająco, tj. łącznie z wypłatą wcześniejszą (tj. z 5 listopada). Ponieważ wypłata obu wynagrodzeń w listopadzie następuje z jednego stosunku pracy, trzeba pamiętać, że ustalając zaliczkę na podatek należy zastosować pojedyncze koszty uzyskania przychodów oraz uwzględnić miesięczną kwotę zmniejszającą podatek w pojedynczej wysokości.

» rozliczenie roczne

Dla wielu pracowników omawiany sposób przesunięcia terminu wypłaty może skutkować otrzymaniem w roku podatkowym wynagrodzeń za 13 miesięcy - wystarczy, że byli oni zatrudnieni od grudnia jednego roku do grudnia roku następnego, np. od grudnia 2014 r. do grudnia 2015 r., a zmiana terminu wypłaty z 5. dnia następnego miesiąca na 30. dzień danego miesiąca nastąpiłaby w którymkolwiek miesiącu, np. w listopadzie 2015 r. Wówczas, co już zaznaczyliśmy, w miesiącu zmiany terminu wynagrodzenia nastąpi zbieg wypłat za 2 miesiące (w listopadzie - za październik i za listopad). Jak już to również zostało omówione, w trakcie roku - na etapie obliczania zaliczki - uwzględnione zostaną koszty uzyskania przychodów za 12 miesięcy (w miesiącu zbiegu wypłat można zastosować tylko pojedyncze koszty). Co równie ważne, w takiej wysokości muszą być nie tylko wykazane przez pracodawcę w sporządzanym po zakończeniu roku podatkowego PIT-11 (lub PIT-40). Pracownik jako podatnik nie może ich uwzględnić w wyższej wysokości (tj. od 13 wypłat) w składanym przez siebie zeznaniu rocznym.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)