Wydatki na naukę języka obcego w kosztach firmy

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której świadczy usługi związane z obsługą nieruchomości. Usługi te świadczy również dla klientów z zagranicy. W celu zdobycia specjalistycznej znajomości języka angielskiego w zakresie świadczonych usług, poniósł on wydatki na lekcje tego języka. Czy wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?

Jeśli wydatek na naukę języka obcego nie służy wyłącznie podniesieniu ogólnego poziomu wiedzy, lecz jest związany ze zdobyciem wiedzy potrzebnej w prowadzonej działalności gospodarczej i ma z nią związek, to co do zasady może on stanowić koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PDOF.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Organy podatkowe podkreślają, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności decyduje podmiot prowadzący tę działalność. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W tym celu należy zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.

Zdaniem organów podatkowych, aby wydatek na naukę języka obcego mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, istotnym jest ustalenie:

czy wydatek ten związany jest z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i które mają z nią związek,
czy może taki wydatek służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością, a więc który - co do zasady - ma charakter osobisty.

W przypadku gdy wydatek na naukę języka obcego jest związany z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przedsiębiorcy, zdobywaniem wiedzy potrzebnej w prowadzonej działalności gospodarczej i nie służy wyłącznie podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy, zasadniczo nie ma przeszkód, aby wydatek ten został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 17 lipca 2024 r., nr 0114-KDWP.4011.108.2024.1.JCH. We wniosku podatniczka wskazała, że prowadziła jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług doradztwa podatkowego. Udzielała porad prawnych, reprezentowała klientów przed organami podatkowymi i sądami administracyjnymi oraz świadczyła usługi księgowe. Obsługa podmiotów zagranicznych w większości przypadków odbywała się w języku angielskim. W celu zdobycia i wykonywania zleceń niezbędna jej była znajomość języka angielskiego specjalistycznego (w zakresie zagadnień prawnych i biznesowych) w taki sposób, aby mogła prowadzić swobodną komunikację z klientami oraz przygotowywać dla nich niezbędne materiały w języku angielskim (np. opinie, analizy, wyjaśnienia). Podatniczka poniosła wydatki na zajęcia z języka angielskiego. Organ podatkowy stwierdził, że:

"(...) skoro chcąc świadczyć swoje usługi musi Pani posługiwać się językiem angielskim na najwyższym poziomie używając języka specjalistycznego, tj. prawniczego i biznesowego, a poniesione wydatki na kształcenie językowe pozwolą osiągnąć przychód, jak również zachować źródło przychodów, to wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...)"

W podobnym tonie wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacjach indywidualnych z 1 sierpnia 2019 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.363.2019.1.EC oraz z 3 stycznia 2018 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.412.2017.2.AM.