Czy płatnik może wystawić podatnikowi dwie informacje PIT-11 za dany rok podatkowy?

Spółka zatrudnia pracowników i zleceniobiorców. Jako płatnik od wynagrodzeń tych osób nalicza i pobiera zaliczki na podatek dochodowy, stosując do tych wyliczeń system kadrowo-płacowy. Od lipca 2023 r. spółka korzysta z usług firmy zewnętrznej, która przejęła rozliczanie wynagrodzeń. Czy po zakończeniu 2023 r. spółka będzie mogła przekazać każdemu z pracowników i zleceniobiorców po dwie informacje PIT-11, wystawione z systemu kadrowo-płacowego spółki i systemu firmy zewnętrznej, gdyż migracja i scalenie danych z tych systemów będzie niemożliwe?

W świetle wyjaśnień KIS, zasadniczo płatnik ma obowiązek wystawienia jednej informacji PIT-11 po zakończeniu roku.

Obowiązek sporządzenia i przesłania PIT-11

Obowiązek sporządzenia i przesłania podatnikom (tu: pracownikom i zleceniobiorcom) oraz urzędowi skarbowemu informacji PIT-11 nakłada art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o PDOF. Na podstawie tych przepisów:

zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, dokonujące m.in. wypłat ze stosunku pracy pracownikom,
osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują m.in. świadczeń z tytułu działalności wykonywanej osobiście zleceniobiorcom

- od których pobierają zaliczki na podatek dochodowy, są obowiązane przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, imienne informacje (PIT-11), sporządzone według ustalonego wzoru.

]

Wzór informacji PIT-11 dostępny w dziale Podatek dochodowy w Programie DRUKI Gofin

Informację PIT-11 składa się w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania podatnika. W przypadku podatników, do których ma zastosowanie ograniczony obowiązek podatkowy, informację tę składa się w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Informację PIT-11 składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej (art. 45ba ustawy o PDOF).

Termin przesłania informacji PIT-11 do urzędu skarbowego upływa z końcem stycznia roku następującego po roku podatkowym, natomiast podatnikowi przekazuje się ją do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

W przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem ww. terminów, obowiązek przesłania informacji PIT-11 jest wykonywany nie później niż w dniu zaprzestania prowadzenia działalności (art. 42g ust. 2 ustawy o PDOF). Jeżeli natomiast obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, pracodawca - na sporządzony na piśmie wniosek pracownika - jest obowiązany do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu imiennej informacji PIT-11 w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku (art. 39 ust. 2 ww. ustawy).

Płatnik, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych (art. 80 § 2 ustawy - Kodeks karny skarbowy).

Wystawienie podatnikowi dwóch informacji PIT-11 za rok podatkowy

Jak wynika z pytania pracodawca zastanawia się, czy będzie mógł przekazać pracownikom oraz zleceniobiorcom po dwie informacje PIT-11 za rok podatkowy z uwagi na "zmianę" systemu kadrowo-płacowego. Do takiej sytuacji odniósł się Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 30 maja 2023 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.270.2023.1.KF. Uznał w niej, że co do zasady, po zakończeniu roku podatkowego płatnik ma obowiązek wystawienia jednej informacji PIT-11. Jak czytamy w tej interpretacji:

Dla Prenumeratorów GOFIN

Baza interpretacji urzędowych dostępna w serwisie www.interpretacje.gofin.pl »

"(...) Informację (PIT-11 - przyp. red.) przekazuje się, co do zasady, po zakończeniu roku podatkowego, którego dotyczy. Informacja dotyczy całego roku podatkowego - nie należy zatem wystawiać wielu PIT-11 osobno za różne okresy związane z wykonywaniem funkcji płatnika przez ten sam podmiot.

(...) wyłącznie w sytuacji, gdy w danym roku podatkowym stosunek pracy, a tym samym obowiązek poboru zaliczek ustał i pracownik złożył wniosek, o którym mowa w art. 39 ust. 2 ww. ustawy (o PDOF - przyp. red.) oraz jednocześnie w tym samym roku ponownie powstał obowiązek poboru zaliczek w stosunku do tego samego pracownika (np. zawarto kolejną umowę o pracę z tym samym pracownikiem), możliwe jest wystawienie więcej niż jednej informacji PIT-11 przez tego samego płatnika dla tego samego pracownika.

(...) Zatem to wyłącznie z inicjatywy pracownika (na wniosek składany zgodnie z art. 39 ust. 2 ww. ustawy) może dojść do sytuacji, gdy płatnik wystawi dla jednej osoby kilka (2 lub więcej) informacji PIT-11 za dany rok podatkowy. W pozostałych przypadkach płatnik dla danego podatnika wystawia po zakończeniu roku podatkowego tylko jedną informację PIT-11 obejmującą wszystkie przychody i pobrane zaliczki na podatek dochodowy.

(...) Nieprawidłowe jest (...) Państwa stwierdzenie, że mogą Państwo wystawić dwie informacje PIT-11 za dany rok podatkowy z jakiegokolwiek powodu, jeżeli widzą Państwo taką potrzebę. Również wskazywane przez Państwa ewentualne problemy techniczne związane z migracją danych z jednego systemu do drugiego, pozostają bez wpływu na powyższy obowiązek dotyczący wystawienia po zakończeniu roku podatkowego jednej informacji PIT-11 obejmującej wszystkie uzyskane przez danego Pracownika przychody oraz pobrane zaliczki na podatek dochodowy. (...)"