Pobór zaliczki na podatek od świadczenia urlopowego

Działalność gospodarczą rozpocząłem w styczniu 2016 r. W firmie zatrudniam 7 osób, którym w sierpniu będę wypłacał świadczenia urlopowe. Wypłaty te będą jednak dokonywane w trakcie miesiąca, a nie razem z wynagrodzeniem za pracę (wynagrodzenie płatne jest w ostatnim dniu roboczym miesiąca). W jaki sposób powinienem obliczyć zaliczkę na podatek: czy rozliczać ją osobno od świadczenia urlopowego i wynagrodzenia, czy też pobrać ją na koniec miesiąca od sumy tych wypłat?

Do przychodów ze stosunku pracy ustawodawca zalicza m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). W konsekwencji przychód taki stanowi również wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe będące rodzajem pozapłacowego świadczenia pracowniczego.

Pomimo tego, że świadczenia urlopowe zostały uregulowane przepisami o ZFŚS, nie mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej, a ponadto nie są finansowane z tego Funduszu. To powoduje, że nie spełniają one kryteriów do zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof, co oznacza, że pracodawca ma obowiązek je opodatkować dokonując ich wypłaty.

Aktualna wysokość świadczeń urlopowych dostępna jest w serwisie www.wskaźniki.gofin.pl, w dziale ZFŚS.

Cechą charakterystyczną wypłaty świadczenia urlopowego jest to, że zazwyczaj - tak jak to będzie miało miejsce w sytuacji opisanej w pytaniu Czytelnika - jej termin różni się od terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę. Wówczas zaliczkę na podatek dochodowy za dany miesiąc należy ustalać od każdej dokonanej wypłaty w sposób narastający - czyli rozliczając każdą kolejną wypłatę, trzeba łączyć ją z wypłatami wcześniejszymi. Rozliczenie ostatniej wypłaty stanowi jednocześnie korektę wcześniej dokonanych rozliczeń. W ten sposób zaliczka na podatek jest ustalona od sumy wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu (przykład).

Przykład

Pracownik jest zatrudniony na pełny etat w normalnych warunkach pracy. Z umowy o pracę wynika, że jego wynagrodzenie brutto wynosi 3.500 zł. Przy obliczaniu zaliczki na podatek pracodawca stosuje koszty pracownicze w podstawowej wysokości, tj. 111,25 zł oraz dysponując aktualnym PIT-2 - również 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, tj. 46,33 zł. Wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc, zgodnie z obowiązującym w firmie pracodawcy regulaminem wynagradzania, następuje w ostatnim dniu roboczym tego miesiąca.

Załóżmy, że pracownikowi 12 sierpnia 2016 r. zostanie wypłacone świadczenie urlopowe w kwocie 1.093,93 zł. Wówczas pracodawca zobowiązany będzie pobrać od niego zaliczkę na podatek. Z uwagi na to, że świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jak również nie jest ono uwzględniane w podstawie wymiaru składki zdrowotnej, pracodawca ustalając zaliczkę na podatek od tej należności dokona następujących obliczeń:

1)	przychód ze stosunku pracy	1.093,93 zł
2)	koszty uzyskania przychodu	111,25 zł
3)	podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu): 1.093,93 zł - 111,25 zł = 982,68 zł	983,00 zł,
4)	zaliczka na podatek [(983,00 zł × 18%) - 46,33 zł]	130,61 zł
5)	zaliczka do US po zaokrągleniu	131,00 zł
6)	do wypłaty dla pracownika: 1.093,93 zł - 131,00 zł	962,93 zł

Załóżmy również, że 31 sierpnia 2016 r. pracodawca wypłaci temu samemu pracownikowi wynagrodzenie za sierpień. Ustalenie obciążeń z tytułu wszystkich wypłat wynagrodzeń dokonanych w sierpniu będzie przedstawiało się następująco:

1)	wynagrodzenie za pracę	3.500 zł
2)	świadczenie urlopowe	1.093,93 zł
3)	podstawa wymiaru składek ZUS	3.500 zł
4)	składki finansowane przez pracownika (13,71%):	479,85 zł,
5)	podstawa wymiaru składki zdrowotnej	3.020,15 zł
6)	składka zdrowotna:
	7,75%	234,06 zł
	9%	271,81 zł,
7)	koszty uzyskania przychodu	111,25 zł
8)	podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu): (3.500 zł + 1.093,93 zł - 479,85 zł - 111, 25 zł) = 4.002,83 zł	4.003 zł
9)	zaliczka na podatek: [(4.003 zł × 18%) - 46,33 zł]	674,21 zł
7)	zaliczka do US po zaokrągleniu: (674,21 zł - 234,06 zł) = 440,15 zł	440 zł
8)	do wypłaty dla pracownika:	2.439,34 zł
	(3.500 zł + 1.093,93 zł) - (479,85 zł + 271,81 + 440 zł + 962,93 zł*)
	* 962,93 zł - kwota netto wypłaty z 12 sierpnia 2016 r.