Zmiana kosztów pracowniczych w trakcie roku

Z mocy prawa każdemu pracownikowi uzyskującemu przychód ze stosunku pracy przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów w kwocie 111,25 zł miesięcznie. W określonych sytuacjach możliwe jest jednak stosowanie podwyższonych kosztów w wysokości 139,06 zł miesięcznie, a u pracowników-twórców nawet 50% kosztów. W pewnych okolicznościach wysokość tych kosztów może w trakcie roku ulegać zmianom.

Pracownik w czerwcu 2014 r. złożył oświadczenie, że od tego miesiąca jego miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż miejscowość, w której mieści się zakład pracy. Od kiedy należy pracownikowi stosować podwyższone koszty uzyskania przychodów?

Podwyższone koszty uzyskania przychodów w kwocie 139,06 zł miesięcznie przysługują w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie uzyskuje on dodatku za rozłąkę (art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof). Uwzględnianie przez zakład pracy tych kosztów możliwe jest dopiero po złożeniu przez pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków uprawniających do ich stosowania (art. 32 ust. 5 ustawy o pdof).

Złożenie takiego oświadczenia powoduje, że podwyższone koszty uzyskania przychodów można uwzględnić już przy obliczaniu zaliczki na podatek od najbliższego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi po złożeniu tego oświadczenia.

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 31 maja 2014 r. Ostatnie wynagrodzenie tego pracownika wypłacone będzie 10 czerwca 2014 r. W jakiej wysokości powinno się zastosować koszty uzyskania przychodów przy obliczaniu zaliczki na podatek od tego wynagrodzenia, jeżeli w trakcie zatrudnienia pracownik miał uwzględniane podwyższone koszty?

Pracodawca, wypłacając byłemu już pracownikowi wynagrodzenie za pracę, obowiązany jest do poboru zaliczki na podatek na zasadach określonych w art. 32 ustawy o pdof, a więc z zastosowaniem odpowiednich kosztów uzyskania przychodów. Trzeba jednak zauważyć, że ustawodawca prawo do złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków przewidzianych do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów przyznał tylko pracownikom. Należy więc przyjąć, że oświadczenie to wygasa z dniem rozwiązania stosunku pracy.

Oznacza to, że przy ustalaniu zaliczki na podatek od przychodów ze stosunku pracy uzyskanych po rozwiązaniu umowy o pracę nie można stosować podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. W tym przypadku właściwe będą koszty podstawowe.

Dotychczas pracownik miał stosowane podwyższone koszty uzyskania przychodów. Na początku czerwca 2014 r. poinformował pracodawcę, że od tej pory mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy. Czy za czerwiec można jeszcze zastosować mu podwyższone koszty uzyskania przychodów?

O wszelkich zmianach stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia w sprawie stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów pracownik powinien poinformować pracodawcę. Zmiany takie mogą bowiem powodować, że pracownik traci prawo do podwyższonych kosztów. Moment utraty prawa do tych kosztów wyznacza informacja pracownika, od kiedy przestał spełniać warunki do zastosowania wspomnianych kosztów.

Skoro pracownik na początku czerwca poinformował pracodawcę, że od tej pory mieszka w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, to za ten miesiąc można mu jeszcze zastosować podwyższone koszty. Pracownik nie musi mieszkać poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy przez cały miesiąc. Wystarczające jest, by warunek ten był spełniony przez część miesiąca. Od lipca natomiast pracodawca będzie stosował podstawowe koszty uzyskania przychodów.

Pracownik mieszkający poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, postanowił dojeżdżać do pracy prywatnym samochodem. W związku z tym złożył pracodawcy pismo o pomniejszanie mu przychodu o rzeczywiste koszty dojazdu wynikające z faktur dokumentujących zakup paliwa. Czy pracodawca może uwzględniać mu rzeczywiste koszty?

Przy ustalaniu miesięcznej zaliczki na podatek pracodawca nie ma możliwości uwzględniania kosztów uzyskania przychodów w wysokości rzeczywistych kosztów dojazdu do pracy. Płatnik może przyjąć koszty uzyskania przychodów w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, ale dopiero w rocznym rozliczeniu podatku i tylko wtedy, gdy wydatki te udokumentowane są imiennymi biletami okresowymi, a roczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej (art. 22 ust. 11 ustawy o pdof).

W sytuacji wskazanej w pytaniu pracodawca, obliczając zaliczkę na podatek, powinien więc nadal stosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodów, a nie koszty faktycznie poniesione przez pracownika.

U pracownika-twórcy w czerwcu 2014 r. 50% koszty uzyskania przychodów przekroczą kwotę 42.764 zł. Jakie koszty uzyskania przychodów powinien stosować pracodawca po przekroczeniu tego limitu?

Zaprzestanie przez płatnika stosowania pracownikowi - twórcy 50% kosztów może być wynikiem wyczerpania się u danego płatnika ustawowego limitu tych kosztów w kwocie 42.764 zł. Po przekroczeniu przez pracownika w danym roku podatkowym wspomnianego limitu, pracodawca powinien stosować zerowe koszty uzyskania przychodów, gdyż pracownikowi nie przysługują wówczas inne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów.

Pracownik złożył pismo w sprawie niestosowania mu od lipca 2014 r. podstawowych kosztów uzyskania przychodów, z uwagi na to, że koszty takie stosuje mu drugi pracodawca. Czy takie pismo jest skuteczne?

W przypadku zatrudnienia w dwóch zakładach pracy, każdy z pracodawców obowiązany jest stosować koszty uzyskania przychodów. Złożenie przez pracownika pisma w sprawie zaprzestania potrącania mu podstawowych kosztów uzyskania przychodu jest więc nieskuteczne.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)